Pflicht zur Eintragung des Großbuchstabens „M“ auf der Lohnsteuerbescheinigung

1. Wann ist eine zur Verfügung gestellte Mahlzeit der ZBB zu melden?

• Liegen die o. g. Voraussetzungen vor, so ist die zur Verfügung gestellte Mahlzeit unverzüglich der ZBB zu melden.
• Die Eintragungspflicht besteht unabhängig davon, ob die zur Verfügung gestellte Mahlzeit zu versteuern ist oder nicht.
• Zu erfassen sind sowohl unentgeltlich als auch verbilligt zur Verfügung gestellte Mahlzeiten (BMF-Schreiben vom 16.11.2018, BStBl I 2018 S. 1231).
• Ohne Bedeutung für die Eintragungspflicht ist die Anzahl der im Kalenderjahr zur Verfügung gestellten Mahlzeiten. Die Zurverfügungstellung einer einzigen Mahlzeit im laufenden Kalenderjahr reicht aus, um die Eintragungspflicht des Großbuchstabens „M“ auszulösen. Auf den tatsächlichen Verzehr der zur Verfügung gestellten Mahlzeit kommt es hingegen nicht an.

2. Begriffserklärung

a) berufliche Auswärtstätigkeit

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn die oder der Beschäftigte außerhalb ihrer oder seiner Wohnung und außerhalb ihrer oder seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.
Beispiele: Abordnungen, Dienstreisen, Fortbildungen

b) doppelte Haushaltsführung

Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn die oder der Beschäftigte außerhalb des Ortes ihrer oder seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt; die Anzahl der Übernachtungen ist dabei unerheblich.

c) Veranlassung der Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber bzw. Dienstherrn

Die Gestellung einer Mahlzeit ist vom Arbeitgeber bzw. Dienstherrn veranlasst, wenn er Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn er die Verpflegungskosten im Hinblick auf die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit der oder des Beschäftigten dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet und die Rechnung auf den Arbeitgeber bzw. Dienstherrn ausgestellt ist oder eine Kleinbetragsrechnung im Original beim Arbeitgeber bzw. Dienstherrn vorliegt.

Weitere Mahlzeiten sind von der Eintragungspflicht ausgenommen?

Für Mahlzeiten, die

• keinen Arbeitslohn darstellen (z. B. Geschäftsessen) oder
• deren Preis 60 Euro übersteigt (z. B. Belohnungsessen),

besteht keine Pflicht, auf der Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben „M“ einzutragen. Belohnungsessen sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn anzusetzen und zu versteuern – diese Meldung erfolgt durch die Dienststellen unmittelbar an die ZBB.

3. Wie hat eine Meldung der gestellten Mahlzeit(en) an die ZBB zu erfolgen?
Eine Meldung mit einem Vordruck ist erforderlich, wenn im laufenden Kalenderjahr bzw. im laufenden ununterbrochenen Dienstverhältnis. (die Vordrucken finden Sie im Anhang dieses Artikel)

• die Dienstreise mit der Mahlzeitengestellung nicht über das Reisekostenprogramm PTravel abgerechnet wird und im jeweiligen Kalenderjahr noch kein Vordruck eingereicht wurde,
• oder die Dienstreise mit der Mahlzeitengestellung nicht bis zum 31.10. des laufenden Kalenderjahres über PTravel abgerechnet wird,
• oder für Reisemittel ausschließlich der Reiseservice der ZBB in Anspruch genommen wurde und die Dienstreise mit der Mahlzeitengestellung nicht bis zum 31.10. des laufenden Kalenderjahres über PTravel abgerechnet wird,
• oder im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

In allen anderen Fällen ist eine Meldung mit diesem Vordruck entbehrlich (vgl. folgende Grafik).

Soweit eine Meldung mit dem Vordruck im laufenden Kalenderjahr bzw. im laufenden ununterbrochenen Dienstverhältnis erforderlich ist, wird um Einreichung des Vordrucks bis spätestens zum 31.10. des laufenden Kalenderjahres gebeten. Eine wiederholte Meldung des Großbuchstabens „M“ im laufenden Kalenderjahr ist nicht erforderlich, aber unschädlich.